هوش تجاری فرآیندی بر پایه فناوری است که از آن برای آنالیز دادهها و ارائه اطلاعات عملی استفاده می‌شود. هوش تجاری یا کسب و کار به مدیران و کارمندان کمک می‌کند تا تصمیمگیریهای درست و آگاهانه‌ای در موارد مرتبط با کسب و کار خود داشته باشند.
نرم‌افزار هوش تجاری BI دادهها را از سیستم‌های داخلی IT و منابع خارجی دریافت کرده و داده‌های جمع‌آوری شده را تجزیه و تحلیل می‌کند. در نهایت نتایج بدست آمده را برای تصمیمگیریهای عملیاتی و برنامه‌ریزی استراتژیک در دسترس کاربران و مدیران سازمان قرار می‌دهد. در ادامه این مطلب به معرفی نرم‌افزار BI و مزایای آن می‌پردازیم.
نرم‌افزار هوش تجاری یا BI چیست؟
هوش تجاری یا Business Intelligence به مجموعه‌ای از فرآیندها، ساختارها و تکنولوژی‌هایی گفته می‌شود که داده‌های خام را به اطلاعات معنادار تبدیل کرده و در نهایت اقدامات سودبخش تجاری را هدایت می‌کند. مجموعه هوش تجاری BI برای تبدیل کردن اطلاعات خام به اطلاعات کاربردی، گزارشات و دانش عملی از نرم‌افزار استفاده می‌کند.
نرم‌افزار BI تاثیر مستقیمی بر تصمیمات تجاری استراتژیک، تاکتیکی و عملیات بیزینس‌های مختلف دارد. به این صورت که BI بجای استفاده از فرضیه‌ها و احساسات درونی؛ بر اساس واقعیت و داده‌های تاریخی تصمیمگیریهای لازم را اتخاذ می‌کند. ابزارهای هوش تجاری BI پس از تجزیه و تحلیل دادهها؛ گزارش‌ها، خلاصه‌ها، داشبوردها، نقشه‌ها، نمودارها و جداولی را آماده کرده و با استفاده از آنها اطلاعات دقیقی بر اساس ماهیت کسب و کار به کاربر ارائه می‌دهند.
هدف اصلی نرم‌افرار BI چیست؟
هدف اصلی و نهایی نرم‌افزار BI هدایت تصمیمات تجاری بهتر برای مجموعه است. به این ترتیب که استفاده از این نرم‌افزار سبب بهبود کارایی عملیاتی و بدست آوردن مزیت‌های رقابتی نسبت به رقبا و در نهایت افزایش درآمد سازمان، خواهد شد.
کاربران نرم‌افزار BI چه کسانی هستند؟
چهار مورد از اصلی‌ترین گروه‌هایی که در بیزینس‌های مختلف از نرم‌افزار هوش تجاری BI استفاده می‌کنند عبارتند از:
- تحلیلگران حرفه‌ای دادهها: تحلیلگر داده آمارگر حرفه‌ای است که همیشه به عمق داده‌های موجود می‌پردازد. سیستم هوش تجاری BI به تحلیلگران دادهها کمک می‌کند تا بینش تازه‌ای برای توسعه استراتژی‌های منحصر به فرد تجاری سازمان بدست آورند.
- کاربران فناوری اطلاعات (IT): کاربران فناوری اطلاعات نیز نقش مهم و غالبی را در حفظ زیرساخت BI ایفا می‌کنند
- رئیس و مدیران شرکت: CEO یا CXO با استفاده از نرم‌افزار BI و با بهبود کارایی عملیاتی در تجارت خود، سود کسب و کار خود را افزایش می‌دهند.
- علاوه بر موارد بالا کاربران نرم‌افزار هوش تجاری BI را می‌توان در سراسر سازمان پیدا کرد. به طور عمده دو نوع کاربر BI در سراسر یک سازمان وجود خواهد داشت: 1) کاربر معمولی (Causal) 2) کاربر قدرتمند (Power user).
تفاوت بین این دو گروه در این است که یک کاربر قدرتمند توانایی کار با مجموعه ابزارها و داده‌های پیچیده را دارد؛ در حالی که یک کاربر معمولی برای ارزیابی مجموعه‌های از پیش تعریف شده باید از داشبورد استفاده کند.
موارد استفاده از نرم‌افزار BI به چه صورت است؟
به طور کلی موارد استفاده سازمانی از نرم‌فزار BI به شرح زیر است:
- نظارت بر عملکرد یا سایر معیارهای بیزینس
- پشتیبانی از تصمیم‌گیری و برنامه‌ریزی استراتژیک
- ارزیابی و بهبود فرآیندهای تجاری
- ارائه اطلاعات مفید در خصوص مشتریان، تجهیزات، زنجیره تامین و سایر عناصر عملیات تجاری
- تشخیص الگوها، روابط و ترندها در خصوص داده‌های موجود
موارد ویژه استفاده از نرم‌افزار BI از یک بیزینس به بیزینس دیگر متفاوت است؛ برای درک بهتر این موضوع به مثال‌های زیر توجه کنید:
- شرکت‌های خدمات مالی و بیمه‌گران از نرم‌افزار BI برای آنالیز ریسک در طول پروسه تایید وام و موارد این چنینی استفاده می‌کنند.
- خرده‌فروشان مانند رستوران‌ها، فروشگاه‌ها و… از این نرم‌افزار برای مدیریت کمپین بازاریابی، برنامه‌ریزی تبلیغاتی و مدیریت موجودی استفاده می‌کنند.
- از طرف دیگر تولیدکنندگان برای آنالیز در لحظه (REAL TIME) عملیات کارخانه و کمک به مدیریت برنامه‌ریزی تولید، تهیه و توزیع به نرم‌افزار BI متکی هستند.
- شرکت‌های خطوط هوایی و هتل‌های زنجیره‌ای از کاربران اصلی نرم‌افزار BI هستند و از آن در مواردی همچون ردیابی ظرفیت پرواز و نرخ اشغال اشغال اتاق، تنظیم سطح قیمت‌ها و زمان‌بندی ساعات کاری کارمندان استفاده می‌کنند.
- سازمان‌های مراقبت‌های بهداشتی از نرم‌افزار BI برای تجزیه و تحلیل موارد مرتبط با تشخیص بیماری‌ها، اقدامات انجام شده برای مراقبت از بیماران و سایر شرایط پزشکی استفاده می‌کنند.
- مدارس، دانشگاه‌ها و مراکز آموزشی از نرم‌افزار BI برای نظارت بر عملکرد تحصیلی دانش‌آموزان استفاده کرده و از این طریق افرادی که نیاز به برنامه‌های کمک آموزشی هستند را شناسایی می‌کنند.
انواع ابزارهای هوش تجاری BI
هوش تجاری مجموعه بسیار گسترده‌ای از برنامه‌های آنالیز را که برای رفع نیازهای اطلاعاتی مختلف طراحی شده‌اند، با یکدیگر ترکیب می‌کند. اکثر این برنامه‌ها توسط نرم‌افزار سلف سرویس و پلتفرم‌های سنتی BI پشتیبانی می‌شوند. لیستی از تکنولوژی‌های BI که در دسترس سازمان‌های مختلف قرار دارند، عبارتند از:
- Ad hoc analysis
- Online analytical processing (OLAP)
- Mobile BI
- Real-time BI
- Operational intelligence (OI)
- Software-as-a-service BI
- Open source BI
- Embedded BI
- Collaborative BI
- Location intelligence (LI)
نحوه عملکرد BI چگونه است؟
ساختار هوش تجاری BI فراتر از نرم‌افزار BI است. داده‌های هوش تجاری به طور معمول در Data marts های کوچک و Data warehouse که برای کل سازمان ساخته‌شده اند، ذخیره می‌شوند. data marts زیرمجموعه‌هایی از اطلاعات تجاری را برای بخش‌ها و واحدهای تجاری جداگانه نگهداری کرده و اغلب با یک data warehouse (انبار داده) در ارتباط هستند.
علاوه بر موارد بالا، دریاچه داده‌های (data lakes) مبتنی بر سیستم‌های Hadoop (یا سایر سیستم‌های کلان داده) به طور فزاینده‌ای به عنوان منبعی برای تجزیه و تحلیل داده‌های BI؛ به ویژه در خصوص فایل‌های LOG، متون، داده‌های سنسور و دیگر انواع داده‌های بدون ساختار و یا نیمه ساختار مورد استفاده قرار می‌گیرند.
داده‌های BI شامل اطلاعات تاریخی و داده‌های آنی (Real-time) هستند که از طریق سیستم‌های منبع بدست آمده و جمع‌آوری می‌شوند. در نهایت اطلاعات جمع‌آوری شده ابزارهای BI را قادر می‌سازند تا از فرآیندهای تصمیم‌گیری استراتژیک و تاکتیکی پشتیبانی کنند.
قبل از اینکه داده‌های خام در انواع نرم‌افزارهای هوش تجاری BI مورد استفاده قرار بگیرند؛ از سیستم منابع مختلف جمع‌آوری شده و با استفاده از ابزارهای مدیریت کیفیت داده یکپارچه، ادغام و پاکسازی می‌شوند. این امر سبب می‌شود تا تیم‌های BI و کاربران بیزینس‌های مختلف اطلاعات و داده‌های دقیق و باثباتی را تجزیه و تحلیل کنند. بنابراین، مراحل عملکرد هوش تجاری BI به ترتیب زیر است:
- داده‌های خام از پایگاه‌های داده شرکت استخراج می‌شوند. ممکن است این دادهها در چندین سیستم ناهمگن پخش شوند
- داده‌های پاکسازی شده و به Data warehouse انتقال داده می‌شوند. جداول لینک شده و مکعب داده (Data Cube) تشکیل می‌شوند
- در نهایت با استفاده از نرم‌افزار BI کاربر می‌تواند موارد مختلف مانند گزارش‌های موقت را درخواست کرده و یا هر تحلیل دیگری انجام دهد.
مزایا و معایب نرم‌افزار BI
مانند تمام نرم‌افزار و پلتفرم‌های کاربردی دیگر، نرم‌افزار BI نیز در کنار مزایای متعدد، معایبی هم دارد. در ادامه به بررسی مزایا و معایب آن می‌پردازیم:
مزایا استفاده از BI چیست؟
همانطور که در مثال‌های بالا مشاهده کردید نرم‌افزار BI در بهبود وضعیت انواع کسب و کارها کاربرد داشته و مزیت‌های گوناگونی را برای آنها به همراه دارد؛ در ادامه به توضیح آنها می‌پردازیم
- سرعت بخشیدن و بهبود فرایند تصمیم‌گیری
- بهینه‌سازی فرایندهای داخلی کسب و کار
- افزایش تاثیرگذاری و بهره‌وری عملیاتی
- شناسایی و برطرف کردن مشکلات موجود در سازمان
- شناسایی ترندهای تجاری و بازارهای در حال ظهور
- کمک به توسعه استراتژی بیزینس قوی‌تر
- افزایش فروش و شناسایی راه‌های درآمدزایی جدید
- کسب برتری رقابتی نسبت به شرکت‌های رقیب
تاثیر نرم‌افزار BI در افزایش بهره‌وری
نرم‌افزار BI، این امکان را برای کسب و کارها فراهم می‌کند تا تنها با استفاده از چند کلیک گزارشات را آماده کنند. بنابراین در زمان و منابع صرفه‌جویی شده و به سبب می‌شود تا کارمندان در حوزه وظایف خود بهره‌وری بیشتری داشته باشند
تاثیر نرم‌افزار BI در بهبود Visibility
نرم‌افزار BI سبب می‌شود تا فرآیندها و پروسه‌های انجام شده در این مسیر به صورت کاملا واضح قابل شناسایی و پیگیری باشد. در نتیجه مدیران سازمان می‌توانند بخش‌هایی که به پیگیری و توجه بیشتری نیاز دارند را شناسایی کرده و برای بهبود وضعیت اقدامات لازم را انجام دهند
تاثیر نرم‌افزار BI در بهبود فرایند پاسخگویی
یکی دیگر از مزایای مهم سیستم BI بر عهده گرفتن مسئولیت پاسخگویی در سیستم است. به طور کلی در یک سازمان و بیزینس باید سیستم یا شخصی وجود داشته باشد که مسئولیت عملکرد سازمان را در برابر اهداف تعیین شده برعهده بگیرد.
تاثیر نرم‌افزار BI در داشتن دید پرنده
نرم‌افزار BI با دریافت داده و تجزیه و تحلیل آنها کمک می‌کند تا تصمیم‌گیران و مدیران سازمان در هنگام اتخاذ تصمیمگیریهای نهایی و کلیدی، یک دید کلی و به اصطلاح دید پرنده داشته باشند. این موضوع سبب می‌شود تا تصمیمات بر اساس جوانب مختلف و تمام داده‌های موجود گرفته شده و موردی از قلم نیوفتد.
ساده‌سازی فرآیندهای تجاری با استفاده از نرم‌افزار BI
استفاده از نرم‌افزار BI سبب حذف تمام پیچیدگی‌های مرتبط با فرایندهای تجاری می‌شود. این سیستم با ارائه مدل‌سازی کامپیوتری، معیارسنجی، آنالیزهای پیشگویانه و سایر متدها؛ فرآیند تجزیه و تحلیل اطلاعات و داده‌های دریافت شده از سیستم‌های داخلی و منابع خارجی را خودکار می‌کند.
تجزیه و تحلیل آسان با استفاده از نرم‌افزار BI
استفاده از نرم‌افزار BI برای تمام کاربران از جمله افراد غیر فنی و کسانی که در حوزه آنالیز مهارتی ندارند سودبخش و قابل استفاده است. این نرم‌افزار به کاربران این امکان را می‌دهد تا داده‌های را با سرعت جمع‌آوری کرده و آنها را بررسی و پردازش کنند. بنابراین، BI با با سرعت بالا و رابط کاربری مناسب، فرایند آنالیز را برای تمام افراد آسان کرده است.
معایب نرم‌افزار BI چیست؟
معایب نرم‌افزار BI در خصوص مواردی همچون قیمت و محدودیت استفاده بوده و ارتباطی با ناکارآمدی و یا بی‌فایده بوده این برنامه ندارد. در ادامه به بررسی معایب استفاده از نرم‌افزار BI می‌پردازیم:
- هزینه‌های نرم‌افزار BI: مانند تمام تکنولوژی‌های موجود، BI ابتدا با در نظر گرفتن توانایی خرید شرکت‌های ثروتمند راه‌اندازی شد. بنابراین، ممکن است استفاده از نرم‌افزار هوش تجاری BI برای شرکت‌های کوچک و متوسط هزینه‌بر بوده و برای آنها توجیه اقتصادی نداشته باشد. در نهایت استفاده از این گونه سیستم‌های تجاری برای تراکنش‌های انجام شده در بیزینس‌های رویتن گران بوده و این موضوع سبب محدودیت استفاده بیزینس‌های مختلف از BI شده است.
- پیچیدگی: یکی دیگر از معایب و اشکالات هوش تجاری BI پیچیدگی آن در پیاده‌سازی Datawarehouse است. ممکن است این موضوع به اندازه‌ای پیچیده باشد که تکنیک‌های تجاری را برای مقابله با آن به چالش بکشد.
- زمان‌بر بودن اجرا: پیاده‌سازی کامل Data warehousing system تقریبا یک سال و نیم طول کشیده و فرآیندی کاملا زمان‌بر است.
آینده هوش تجاری BI چگونه است؟
همه‌گیری جهانی ویروس کوید 19 تاثیرات گسترده‌ای را در سراسر دنیای تجارت ایجاد کرده است. این تغییرات سبب شده تا رهبران و مدیران بیشتری در حال بررسی راه‌های کاربردی برای استفاده بهتر از تکنولوژی روز و داده‌های موجود بوده و فرآیند تصمیم‌گیری مبتنی بر داده را در تمام جنبه‌های عملیاتی خود در پیاده کنند.
آینده هوش تجاری BI به سطح پذیرش ابزارهای کاربردی در کل یک سازمان بستگی دارد؛ به ویژه در بخش مالی که برای محافظت از یکپارچگی اعداد و ارقام تمایل دارند از سایر بخش‌های بیزینس جدا بمانند
نتیجه‌گیری
به مجموعه‌ای از فناوری‌ها، فرایندها و ساختارهایی گفته می‌شود که با دریافت اطلاعات خام از منابع داخلی و خارجی آنها را به اطلاعات کاربردی، گزارشات و موارد این چنینی تبدیل می‌کند. هوش تجاری یا BI برای رسیدن به این هدف از ابزار و نرم‌افزارهای گوناکون استفاده می‌کند.
نرم‌افزار برای مدیریت هر چه بهتر انواع مختلف بیزینس‌ها؛ از خرده فروش و تولید کننده گرفته تا حوزه بهداشت و درمان بسیار کارآمد و سودبخش است؛ اما استفاده از آن برای کسب و کارهای کوچک و متوسط مقرون به‌صرفه نیست.
