چرا نرم افزار حسابداری کاربردی است؟

هر روزه تعداد بیشتری از سازمان ها برنامه های حسابداری خود را برای مدیریت برنامه های مالی خود تغییر می دهند، بنابراین، باید دلایل اقتصادی خوبی وجود داشته باشد که چرا سازمان ها این کار را انجام میدهند. اگر شما در نظر دارید این سیستم را برای کسب و کار خود اجرا کنید، یکی از ابتدایی ترین جنبه ها یافتن روشی است که برای انجام وظایف دفترداری و حسابداری به شما کمک کند. در اینجا خلاصه های از دلایل اینکه چرا نرم افزار حسابداری برای هر کسب و کاری با هر اندازه ای کاربردی است آورده میشود.

• وظایف مازاد را مکانیزه می کند
• به وظایف مالیاتی کمک میکند
• صورتحساب های دیجیتالی فراهم میکند
• جریان نقدینگی را پیش بینی میکند
• هزینه های مازاد را از بین میبرد
• دسترسی وسیعی را فراهم میکند

در این مقاله ما همچنین فاکتورهای مختلف را جهت در نظر گرفتن زمان استفاده از این سیستم در تجارت شما بررسی خواهیم کرد که به شما  کمک میکند نرم افزار را به خوبی بشناسید و بتوانید نتیجه بگیرید که آیا با نیازهای سازمان شما هماهنگ بوده و به حل مشکلات کمک می کند یا خیر.

سیستم حسابداری شرکتی با شناخت مزایای آن به یک رشد پیوسته در سالهای گذشته ادامه داده است. تحلیل گران تکناویو با تاسیس هر تجارت جدید یک پیش بینی جهت میزان استفاده از نرم افزار حسابداری مالی انجام میدهند. در زمان پیش بینی سالهای 2017-2021، استفاده از نرم افزارها  نرخ رشد سالانه مرکب بیشتر از 6% داشته است که به معنای افزایش 3.06 میلیون دلار از سال 2016 به 4.10 میلیون دلار تا سال 2021 بوده است.

در ادامه این پیش بینی افزایش شهرت این راه حل در بین تجارت ها و افراد حرفه ای اثبات خواهد کرد. در حقیقت، بنا بر گفته ی بروم آفینیتی، 66% برنامه های حسابداری به طور جاری تصمیم به تغییر به سمت برنامه های حسابداری بر مبنای سیستم های ابری گرفته اند. اخیرا، 41% تجارت ها تصمیم به استفاده از این سیستم ها گرفته اند. تنها صاحبین مشاغل نیستند که ترجیح می دهند از این سیستم ها استفاده کنند، بلکه 25% از مشتریان نیز اصرار به استفاده از سیستم های حسابداری دارند. از آنجا که صاحبین مشاغل و مشتریان هردو تصمیم به انتخاب تسهیل و خودکار کردن این روند کرده اند، این امر یک روند غیرقابل انکار است که شما را در برار رقبای خود ترفیع خواهد داد.

آیا نرم افزار حسابداری برای کار شما مناسب است؟

برنامه های نرم افزار حسابداری شرکتی جهت مدیریت حسابداری و دفترداری، شامل دسته بندی داده های مالی سازمان ها و اجرای انتقالات تجاری استفاده می شوند. این سیستم ها یک را ه حل برای ذخیره ی زمان هستند که ورود داده های اضافی مانند شرح دادن اطلاعات مشتریان، پردازش روند کار، و سپس تکمیل صورتحساب ها را انجام میدهند. با اینحال، ممکن است هرکسی به این سیستم نیاز نداشته باشد. به عنوان مثال، یک مالک انحصاری بدون کارمند ممکن است بدون این سیستم براحتی کار کنند. اگرچه، مشاغل کوچک با کارمندان، مشتریان، و لیست موجودی بیشتر می توانند از این سیستم بهره ببرند.

قبل از دست و پنجه نرم کردن با اینکه این روش میتواند به شما کمک کند یا خیر، ضروری است که اول مطمئن شوید این برنامه برای شما ساخته شده است. سوالاتی که در ادامه می آیند به شما کمک میکنند تصمیم بگیرید که آیا این روند برای شما صحیح است یا خیر:

اگر شما مسئول مسائل مالی خود هستید، آیا برای مدیریت آن احساس کمبود می کنید؟ تراز کردن اسناد هنگامی که احتمال خطا زیاد است و اشتباهات ساده براحتی اتفاق می افتند، میتواند دشوار باشد.

آیا شما مستعد از قلم انداختن برخی موارد مرتبط با امور مالی تجارت خود هستید؟ هرچه تجارت شما گسترده تر میشود موارد بیشتری جهت رسیدگی خواهید داشت- صورتحساب ها، کرایه، حقوق و دستمزد کارمندان، لیست موجودی ها، و موارد دیگر که ممکن به نوعی از قلم بیافتند.

آیا میزان قابل توجهی از زمان خود را صرف پیگیری صورتحساب ها می کنید؟ پیگیری نقدینگی، مبالغ دریافتی، و پرداخت های دیرمدت که میتوانند زمان زیادی از وقت ارزشمند شما را تلف کند، عذاب آور است.

اگر شما به اکثر سوالات پاسخ مثبت داده اید، بنابراین، شما نیاز به کمک یک سیستم حسابداری دارید. با داشتن این موضوع در ذهن، بیایید به جواب این سوال بپردازیم که چرا نرم افزار حسابداری کاربردی است.

7دلیل برای کاربردی بودن نرم افزار حسابداری

مدیریت امور مالی شما با میزان زیادی از هزینه ها، جعبه ی قبوض، و کاغذهای مجزای درآمد و هزینه های شما، پتانسیل زیادی را جهت بروز خطا برای اطلاعات شما بوجود می آورد.  اگرچه این مسئله میتواند با یک برنامه ی حسابداری، از طریق فراهم کردن فایل های کامپیوتری به روز شده که بخصوص در فصل مالیات ضروری است، حل شود. لیست زیر به شما میگوید که چرا استفاده از نرم افزار حسابداری کاربردی می باشد.

1.وظایف مازاد را مکانیزه می کند

وارد کردن داده ها زمان بر است. بوسیله ی یک سیستم حسابداری محبوب، برنامه های پرداخت خودکار به شما این فرصت را می دهند که تنها یک بار اطلاعات مربوط به مشتریان را وارد کنید. عادت های پرداختی مشتریان شما و تاریخچه ی خرید آنها به عنوان مرجع پیگیری خواهند شد. زمانی که پرداخت ها انجام شد، شما دریافتی ها را بدون انجام کارهای اضافه انجام خواهید داد. این برنامه همچنین به شما تاریخچه ی فروش و گزارش طولی برای هر یک از مشتریان را فراهم خواهد کرد که موقعیت یابی و بازیابی صورتحساب ها و پرداختی ها را سریعتر خواهد کرد. جمع کل تاریخچه ی هر انتقال نیز در سیستم بدون نیاز به وارد کردن داده ها به صورت دستی و تک تک نیز امکان پذیر است. این کار نه تنها زمان را برای شما ذخیره می کند، بلکه احتمال خطاهای بالقوه را در نسخه های دستی پایین می آورد. بسیاری از بانکها به شما اجازه می دهند به حساب بانکی خود دسترسی داشته باشید و میتوانید براحتی ارزش انتقالی ماهانه خود را بررسی کنید.

2.به وظایف مالیاتی کمک میکند

استفاده از یک سیستم حسابداری خوب تنها نیاز دارد که شما میزان نقدینگی خرج شده را ثبت کنید و آنها را به صورت سازمان دهی شده دریافت کنید. این کار به شما اجازه می دهد تسلط کافی هنگامی که مشغول جمع آوری و صدور پرونده ها و قبوض  برای حسابدار خود هستید بر حساب های خود تسلط کافی داشته باشید. اطلاعاتی که به صورت مناسب دسته بندی شده اند وظایف حسابدار شما را در مورد رسیدگی به مالیات راحتتر می کنند. همچنین برخی از نرم افزارها از طریق شکل بندی کردن صورتحساب ها به صورت خودکار با قوانین اداره مالیات هماهنگ خواهند شد، بنابراین در طول فصل مالیات شما دچار سردرگمی نخواهید شد. همچنین کتابهای اثبات-حسابرسی را فعال می کنند که روند حسابرسی را از آنجایی که حسابرس ها تنها ممکن است بررسی کرده و یک بازبینی شتابزده زده انجام دهند تا مطمئن شوند بیانیه بانک با موارد ثبت شده یکی هستند یا خیر، کوتاهتر می کند.

3. صورتحساب های دیجیتالی فراهم میکند

در دنیایی که توسط تکنولوژی به جلو رانده می شود، کارهای کاغذی تاریخ مصرفشان گذشته است. امروزه انجام بسیاری از پردازش ها توسط تکنولوژی امکانپذیر شده است. حتی پیش بینی شده است که تا سال 2022، 70% از تعاملات شرکت ها از طریق دستگاه های موبایل، که بر اهمیت پیشی گرفتن از رقبای خود تاکید می کند، انجام خواهد شد. فرستادن یک صورتحساب دیجیتالی از طریق ایمیل برای مشتریان، هم برای شما راحتتر است و هم برای مشتریان. مشتریان تنها با چند کلیک میتوانند حسابهای خود را سریعتر و راحتتر ارسال کند. امروزه بسیاری از پایگاههای داده ی حسابداری با انواع کانالهای پرداخت که توسط کارتهای اعتباری و بدهی، انتقالات بانکی و کیف پولها قابل استفاده هستند، تلفیق شده اند.

4. جریان نقدینگی را پیش بینی میکند

مدیریت یک تجارت نیاز به یک میزان اساسی پول نقد و معادل آن نیاز دارد که جریان مالی شما را در بر میگیرد. پیش بینی تمامی نقل و انتقال های پرداختی و دریافتی ممکن است به معنای انتخاب ساعت های پربازده کاری شما از طریق بررسی سریع لیست های ارتباطی، فایل ها و برگه های اکسل، بدون یک برنامه ی حسابداری برای آسان سازی وظایف شما باشد. نرم افزار به شما اجازه میدهد مدیریت کارها را به خوبی انجام دهید و مبالغ دریافتی، صورتحساب ها، پرداختی های از موعد گذشته، را در میان کارهای دیگر شناسایی کنید تا مطمئن شوید انتقال های مالی مهم را از یاد نمیبرید. یک سیستم خودپرداز حسابداری به محض ورود قبض ها آنها را ردیابی میکند بنابراین شما میتوانید جریان نقدینگی را، زمانی که موعد پرداخت قبض ها رسید شروع به نوشتن چک ها کنید، برنامه ریزی و پیش بینی کنید. داشتن بیانیه های رسمی مالی، مانند برگه های تراز شده و بیانیه های سود و زیان، جهت ارزیابی روند تجارت شما ضروری میباشد.

5. مشکلات ریاضی را برای شما آسان می کند

حتی اگر ریاضی شما بسیار عالی باشد، صحت انجام کارها یک جنبه ی بسیار مهم در روند حسابداری میباشد. با وجود دسترسی به تمام بایگانی های مالی در سازمان شما، همچنان احتمال بروز خطا، ویرایش، و اشتباه در حساب های شما وجود دارد که میتواند زمان و هزینه ی زیادی برای تصحیح کردن از شما بگیرد. این مسئله زمانی اهمیت بیشتری پیدا می کند که تجارت شما گسترده تر می شود و شما به زودی نیاز خواهید داشت کارمندان، مالیات ، قبوض،و پرداخت های بیشتری را با موعدهای اتمام ضروری مدیریت کنید. این کار همچنین اصلاح های بانکی را راحتتر می کند بنابراین شما کسری ها را از دست نمیدهید. یک مثال خوب جهت رفع مشکلات حسابداری این است که شما میتوانید روند این کار را توسط fresh book به راحتی آسان کنید. این کار هزینه ها را به راحتی براورد می کند، پرداخت ها را جهت انتقال سریعترخودکار می کند، و صورتحساب هایی با ظاهر حرفه ای برای شما درست می کند.

6. هزینه ها را کاهش می دهد

خودکار کردن وظایف حسابرسی شما در بلند مدت نقدینگی شما را ذخیره می کند. این کار نیاز شما را برای استخدام یک دفتردار حذف می کند و زمان های مازاد را به مدیریت دفترها، صورتحساب ها، و انتقالات اختصاص می دهد. در تجارت، زمان هم معنای نقدینگی میباشد و بهینه سازی این روند به خوبی زمان های حسابداری را کاهش میدهد. علاوه بر آن، این نرم افزار مدل های پرداختی متعهدانه با هزینه های پایین ماهانه و یا سالانه را دارا میباشد. با استفاده از این گزینه شما به روز رسانی های همیشگی، پشتیبانی، و ابزارهایی جهت امکان تمرکز بر اداره کردن تجارت خود خواهید داشت.

7. دسترسی وسیعی را فراهم میکند

اگر شما از سیستم حسابداری ابری استفاده می کنید، میتوانید هز زمان و هر جایی که احتیاج داشته باشید به اطلاعات خود دسترسی پیدا کنید. مشکلات مرتبط با با مسائل مالی به راحتی قابل حل نمیباشند، یک برنامه حسابداری ابری دسترسی شما را به اداره و یا سیستم کامپیوتری شما محدود نمیکند. شما میتوانید از اپلیکیشن های بومی برای دستگاه های موبایل خود استفاده کنید حتی زمانی که در مسیر در حال رفت و آمد هستید. در حقیقت، 83% کاربران زمانی که سفارشات خود را از طریق دستگاه های تلفن همراه دریافت می کنند، رضایت بیشتری دارند.

عواملی جهت مدنظر قرار دادن انتخاب نرم افزار حسابداری

راهکارهای حسابداری جهت انجام تجارت شما کاربردی و ضروری میباشند. به این دلیل است که اهمیت دارد شما به دلیل ارائه ی تعداد زیادی از این نرم افزارها، نیاز دارید برای انتخاب آنها دقت بسیاری داشته باشید. هیچ برنامه ای وجود ندارد که برای تمامی مشاغل کاربردی باشد، اما شناختن نیازهای خود از طریق ارزیابی تجارت خود  و آگاهی از فاکتورهای ضروری جهت انتخاب نرم افزار ضروری میباشد. شما همچنین باید به هزینه ی برنامه نرم افزاری نیز توجه داشته باشید. در اینجا مثال هایی آورده میشود که جهت انتخاب نرم افزار به شما کمک می کند:

ویژگی ها: با ارزیابی شما، ترجیحا با کمک گرفتن از یک حسابدار، بررسی کنید که آیا ویژگی های محصول با نیازهای شما یکسان می باشد یا خیر، چرا که تمامی این نرم افزارها به صورت یکسان ساخته نشده اند.

ارزش کلی: همیشه ارزان ترین گزینه بهترین گزینه نیست. ارزش کلی نرم افزار را بر مبنای ویژگی ها کارکرد های کلی بررسی کنید.

مقیاس پذیری: یکی از اهداف هر تجارتی روند رو به رشد آن است، بنابراین، مطمئن شوید که مقیاس این برنامه به گونه ای است که با افزایش نیازهای شما رشد خواهد کرد.

منحنی یادگیری: در نظر داشته باشید که یادگیری این نرم افزار چه مدت به طول خواهد انجامید. انتخاب یک نرم افزار که برای کاربران کاربرد بیشتری دارد جهت نصب و استفاده ی سریع و آسان ضروری است.

یکپارچگی: افزایش کاربرد یک سیستم میتواند به تسهیل کاربرد و توانایی های مرکزی سیستم شما منجر شود.

نرم افزار حسابداری مخصوص رستوران

اگر شما رستوران دارید یا اینکه به عنوان حسابدار در رستوران کار می کنید می توانید از نرم افزار حسابداری سیما در کنار نرم افزار رستوران سپیدز جهت انجام امور مالی مجموعه استفاده کنید. نرم افزار حسابداری سیما که محصول شرکت سپیدز است که در کنار نرم افزار رستورانی خود برای مدیریت بهتر مجموعه ها به کار می رود.  نرم افزار سیما دارای چند زیرمجموعه شامل حسابداری پیشرفته، دریافت و پرداخت، خرید و انبار، فروش بازرگانی و حقوق و دستمزد است. بسته به نیازی که حسابداران دارند می توانید از یک یا چند زیر مجموعه استفاده کنید. مهم ترین ویژگی ای که نرم افزار سیما را از دیگر نرم افزارهای حسابداری متمایز می کند امکان اتصال مستقیم با نرم افزار رستورانی شما و انتقال رد و بدل شدن اطلاعات بین دو نرم افزار است و نیازی به انتقال دستی اطلاعات نیست. از ویژگی های نرم افزار حسابداری سیما می توان موارد زیر را نام برد :

اجرای نرم افزارها به صورت فرآیندی

امکان تهیه گزارش تجمیعی همه شعبه ها یا شعبه های انتخاب شده

امکان کنترل دسترسی در سطح رکورد(شعبه,معین,تفصیلی,انبار,کالا)

امکان کنترل دسترسی کاربران براساس نقش های سازمانی

امکان ساخت و طراحی گزارش توسط کاربر با استفاده از ابزار گزارش ساز به زبان فارسی

و…..