مزایای استفاده از نرم افزار حسابداری | چرا نرم افزار حسابداری باید استفاده کنیم؟

در برنامه ی روزانه، بسته های حسابداری میتواند به کسب و کار شما کمک کند، از جمله آماده کردن فاکتورهای فروش برای مشتریان. استفاده از نرم افزارهای حسابداری مزایای زیادی دارد. در تمام دنیا، تعداد زیادی از مردم استفاده ی زیادی از نرم افزارهای حسابداری می کنند. وسعت استفاده از حسابداری کامپیوتری شده همراه با کاهش قیمت ها و نرم افزارها بتدریج افزایش یافته است، حتی برای کسانی که سر رشته ای از حسابداری ندارند. بنا بر گفته ی حسابداران، بسته های نرم افزاری برای هر شغل مشخص، مانند پزشکی، ساخت و ساز، و انواع مختلف مشاوره در مدل های مختلف وجود دارد، آنها معمولا برنامه  ی خود را وارد نرم افزار می کنند و استفاده از نرم افزار با توجه به زبان و شیوه ی انتخابی، بخصوص بنابر شغل مورد نظر به راحتی مورد استفاده قرار می گیرد. آنها شغل مورد نظر خود را راه اندازی می کنند و برنامه ی خود را بر اساس بسته ی نرم افزاری حسابداری راه اندازی می کنند. ادامه دادن یک شغل موجب در نظر گرفتن ابزارهای وسیعی که مرتبط با نقدینگی هستند میباشد. در حالیکه برای تعداد بسیار زیادی از مردم سر و کار داشتن با سرمایه ی خود بدون داشتن برنامه ای مشخص امکان پذیر است، سر و کار داشتن با تجارت، بدون کمک یک برنامه ی دفترداری اساسا کسل کننده است.

دلایل استفاده از نرم افزار حسابداری

نرم افزار حسابداری میتواند در زمان و پول صرفه جویی کند، و میتواند کسب و کار معقول مناسب و با ارزشی را به شما پیشنهاد دهد. این نرم افزار میتواند موارد مذکور را به صورت زیر انجام دهد: وارد کردن داده به یک روش ساده- سریع و خیلی با سرعت داده ها وارد می شوند، به یک روش ساده یکباره اطلاعات با سرعت اجرا می شوند- در بین فروش و تولید صورتحساب موجب کاهش تاخیرها می شود.

گزارش دهی خودکار- بدهکاران و طلبکاران، سود و زیان، حسابهای مشتریان، حساب موجودی کالا، پیش بینی.

وظایف خودکار- از جمله حساب پرداخت ها، ارائه ی خطاهای پرداخت، حساب برآورد حساب خودکار و غیره. کاهش احتمال خطا- بوسیله ی برآورد حساب کامپیوتری احتمال خطا در سایر عملکردها، مانند بانکداری اینترنتی و هر گونه بسته ی حسابداری کامپیوتری شده اینترنتی که تنها توسط موسسه ها قابل تهیه کردن بوده اند، و اکنون تقریبا با بودجه ی تمامی مشاغل قابل پرداخت است، پایین می آید. در آغاز، یک تجارت ممکن است با یک  برگه ی گسترده ساده و یا حتی دفتر کل دستی شروع شود، اما هرچه شرکت گسترده تر می شود، زمان آن می رسد که به سیستم های کامپیوتری و کاربردی تر توجه شود.

صرفه جویی زمانی

در بسته های حسابداری بزرگترین و مهم ترین مزیت این است که میتوان از طریق دفترداری دستی زمان زیادی را صرفه جویی کرد. با یک بسته ی حسابداری کامپیوتری پرونده های تجاری پیش پرداخت شده و معامله های نهایی ثبت شده به صورت همزمان کامل می شوند. به عنوان مثال، شما میتوانید با سود افزوده ای که سیستم در هر داد وستد برای شما ثبت می کند،  صورتحسابهای مشتریان را بسازید، سپرده های بانکی را آماده کنید و چک های خود را در برنامه بنویسید. ما میتوانیم تمامی آنها را بوسیله ی کاربرد حسابداری در عرض چندبار مدیریت کنیم.

بیانیه های مالی

در راهنمای چارچوب حسابداری، ثبت کلی برای آخر سال آماده شده است و خالص سازی برای هر ثبت جهت تنظیم نقدینگی های مرتبط با آگهی ها، جهت ارزیابی و اجرای اهداف  فراهم شده است. در چارچوب ثبت داد و ستدها در دفتر، همبستگی صورتهای مالی برای هر زمانی میتواند به سهولت ایجاد شود. این امر به رهبر کسب و کار این امکان را می دهد که اجراییه های مالی یک سازمان را به صورت پیوسته پیگیری کند و قبل از آنکه خطرساز شوند متوجه نگرانی ها شود.

مدیریت جریان نقدینگی

یک مزیت بزرگ در حسابداری وجود دارد که به شما اجازه میدهد پرداختی ها و دریافتی ها را در هر سیستمی ثبت کنید. این امر به سیستم اجازه می دهد وضعیت جریان نقدینگی شما را در آینده طرح ریزی کند. اگر شما تمام قبض ها و صورتحساب های مشتریان خود را همراه با موعد پرداخت آنها ارائه داده اید، میتوانید یک گزارش از آن چاپ کنید که به شما میگوید آیا نقدینگی کافی بین آنچه هم اکنون دارید و آنچه انتظار دارید هنگام پرداخت قبض ها داشته باشید به چه صورت خواهد بود. شما بایگانی تمامی قبض ها و صورت حساب ها را خواهید داشت. این ابزار برنامه ریزی زود هنگام به شما کمک می کند از هزینه های مازاد و و پرداخت های دیر هنگام پرهیز کنید.

منحنی یادگیری

مزیت دیگر سیستم حسابداری منحنی یادگیری است، بخصوص زمانی که قبلا از سیستم مشابهی استفاده نکرده باشید. اغلب سپری کردن زمان برای یک صاحب تجارت کوچک جهت یادگیری چگونگی استفاده از بسته ی حسابداری به روش صحیح دشوار است، که میتواند منجر به خطاها و مشکلات شود. آموزش صحیح جهت بهره وری کافی از سیستم حسابداری شما بسیار ضروری میباشد.

ثابت بودن دسترسی کامپیوتری

یکی دیگر از معایب بسته های دفترداری خودکار، وابسته بودن آنها به روشن شدن و راه افتادن سیستم های کامپیوتری سازمان ها میباشد. هنگامی که برای سیستم شما مشکلی پیش می آید، شما مجبور هستید تا زمان اتمام به کار خود ادامه دهید تا به اطلاعات مربوط به نقدینگی مشتریان، تامین کنندگان و یا نمایندگان دسترسی پیدا کنید.

مزیت های نرم افزار حسابداری

برای نسل جدید بخصوص جوانترها حسابداری به صورت بسیار سریع پیشرفت عظیمی محسوب می شود، مزیت عمده ی این امر انجام سریع تر روند و کارآیی بالاتر آن است. نرم افزار حسابداری مزایای بسیار زیادی دارد. به جای استفاده از مدل های از مد افتاده ی قلم و کاغذ دستی، شما میتوانید صورتحساب هایی را که از لحاظ حرفه ای زیبا به نظر می رسند به چاپ برسانید. شما حتی میتوانید صورت حساب ها را از طریق ایمیل ارسال نمایید. هر چه صورتحساب ها سریعتر ارسال شوند، شما نقدینگی را سریعتر دریافت خواهید کرد. بسته های نرم افزاری،  قبض ها و صورتحساب های فراوانی به نرم افزار های حسابداری شما، جهت ثبت و آماده سازی صورتحساب ها بصورت  یکپارچه، سریع و خودکار متصل خواهند شد.

کاهش خطاها

هنگامی که شما از یک سیستم کامپیوتری استفاده می کنید، خطاهای کمتری در زمینه ی حساب کردن کل هزینه ها و یا تایپ انجام میدهید که موجب کاهش سردرگمی میشود. نرم افزار مالی معمولا به شما این امکان را می دهد که درصد مالیات را، هنگامی که سیستم تمامی حساب ها را انجام میدهد، در زمان مناسب درج کنید. این یک مزیت کاربردی میباشد، بخصوص هنگامی که شما صورتحساب هایی با جزئیات در اختیار دارید که زمان ها و یا موارد بخصوص به روش های متفاوتی در قبض ها آمده اند. ریسک بسیار پایینی برای خطا و اشتباه در نرم افزار حسابداری وجود دارد.

راه حل های چندگانه

همراه با پیشرفت تکنولوژی، فروشندگان نرم افزار موفق شده اند که نرم افزارهای پیشرفته را با قیمت های پایین تر به بازار عرضه کنند. این نرم افزار برای شرکت های با مراحل رشد چندگانه مناسب است. بسیاری از ویژگی های بازار واسطه و نرم افزارهای پیشرفته نیاز هستند(از جمله سفارشی سازی پیشرفته و پایگاه داده های قابل فروش) حتی برای تجارت های کوچک زما نی که شعبه های مختلف تاسیس میکنند و یا از لحاظ سایز افزایش پیدا می کنند. به علاوه، با افزایش شرکت های خارجی و انجام کارهای کارمندان در منزل آنها، مشتریان بسیار کمتری نیاز دارند که با مکان های چندگانه ی متعدد ارتباط برقرار کنند. انتخاب آنها بکارگیری نرم افزار- به عنوان-یک- سرویس و یا سایر نرم افزارها هستند که که دسترسی مشابهی از موقعیت های چندگانه از طریق اینترنت را برای آنها فراهم می کند.

برنامه نویسی دفترداری نرم افزار- به عنوان-یک- سرویس(SaaS):  با رویکرد سیستم های کامپیوتری سریعتر و یکپارچگی شبکه های کامپیوتری سازمان ها ظرفیت  پرداخت برنامه های دفترداری را به صورت شارژ ماهانه، علاوه بر پرداخت هزینه ها به صورت یکجا دارند.

صورتحساب های کامپیوتری

یکی از بزرگترین مزایای استفاده از سیستم های صورتحساب کامپیوتری توانایی گزارش دهی مشتریانی که پرداخت خود را انجام داده اند میباشد. گزارش زمانی به شما نشان می دهد چه کسی، به چه میزان و برای چه مدتی به شما بدهکار است. این کار به آسانی انجام می شود و شما میتوانید امور مالی خود را تحت کنترل درآورید. جهت به حداقل رساندن ضرر، شما میتوانید با مشتریانی که مبالغ را دیر پرداخت میکنند تماس بگیرید. یک گزارش مدت دار به شما نشان میدهد چه کسی به شما بدهکار است، به چه میزان و برای چه مدت. این کار بدون تلاش زیاد انجام میشود و شما میتوانید سرمایه ی خود را تحت کنترل درآورید. تجارتی که به خوبی اداره میشود به اطلاعات سریع و قابل اعتماد متکی است، و سیستم صورتحساب کامپیوتری این احتیاجات را به خوبی برآورده می کند.

سازماندهی

صورتحساب ها به راحتی گم شده و یا فراموش میشوند، بخصوص زمانی که بصورت دستی آماده شده باشند. آنها می توانند لابه لای ایمیل ها گم شوند و یا در یک سیستم دست نویس املای نادرست کلمات مورد استفاده قرار بگیرند. با یک بسته ی نرم افزاری حسابداری ، اطلاعات شما به صورت سازماندهی شده در یک جای مشخص قرار دارند و شما براحتی میتوانید آنها را مورد بازبینی قرار داده، مجددا چاپ کنید و در صورت بروز مشکل آنها را مجددا ارسال کنید. شما همیشه میتوانید صورتحساب ها را بر اساس نام، میزان و شماره ی صورتحساب ها جستجو کنید. ای کار بسیار سریع و آسان انجام میشود چرا که به محض ورود اطلاعات نرم افزار آنها را سازماندهی می کند.

صحت اطلاعات

سازمانهای بزرگ و کوچک باید گزارش دقیق سرمایه خود را داشته باشند. در شماری از موقعیت ها، ممکن است موارد قانونی در مورد برخی موارد و یا  اسناد بایگانی شده دفترداری وجود داشته باشد. به صورت واضح، به حداقل رساندن خطاهای انسانی در هر امری مشکل میباشد، در حالی که برنامه ی دفترداری میتواند بخش هایی از نگهداری اطلاعات را که به روش های مختلف ممکن است موجب افزایش خطا شود به حداقل برساند. در نتیجه زمانی که شما دستورها را وارد می کنید، این پروژه ها مهمترین برآوردها را انجام میدهند، کمک هزینه ها را مبادله می کند و یا مبادلات مربوط به بودجه را که شما در زمان حفظ تجارت خود متحمل شده اید نگهداری می کند. بر خلاف تمامی بایگانی هایی که تنها از طریق کاغذ و یا ماشین های حسابگر انجام می شود، اجازه دهید برنامه ی دفترداری کارهای شما را کامپیوتری کرده و خطاها را به حداقل برساند.

زمان

برنامه ی دفترداری در نهایت به روش های مختلف زمانی را برای شما ذخیره خواهد کرد. با حذف کردن حساب ها و بایگانی های دستی، شما میتوانید زمان خود را به مدیریت کردن جهت انجام کارهای دیگر که زمان بیشتری نیاز دارند صرف کنید. زمانی که شما با کارمندان مشغول به کار هستید، شما میتوانید آن زمان را برای انجام پروژه هایی که به صورت خودکار انجام می شوند صرف کنید، به عنوان مثال، ساعت های نظارت و یا تولید مالی. این زمان ها میتوانند شامل قسمت قابل توجهی از روز کاری شما شوند که شما به تنهایی به نظارت همه ی آنها میپردازید.

فهرست

اگر کسب و کار شما فهرست محصولات را مدیریت می کند، شکی وجود ندارد که شما از اهمیت آگاهی به آنچه موجودی در انبار دارید آگاه هستید. یک نرم افزار حسابداری خوب به صورت اتوماتیک وار همزمان با روند سفارش محصولات اطلاعات را ردیابی می کند. برخی از برنامه ها به شما اطلاع می دهند که چه زمانی محصولات شما تمام خواهند شد، بنابراین شما میدانید که چه زمانی سفارش بیشتری بدهید. استفاده از برنامه ی نرم افزاری بصورت فهرست ردیابی مزیت ذخیره کردن زمان در کنار صحت نتایج را خواهد داشت.

برتری های نرم افزار حسابداری

نرم افزار حسابداری در تحلیل عملیات تجاری و مشخص کردن زود هنگام میزان به جریان افتادن نقدینگی شما به هنگام انجام معامله برتری دارد. هنگامی یک برنامه ی کامپیوتری انتقالات مالی شما را مدیریت می کند، اطلاعات وسیعی در جهت تولید گزارش های متعدد در دسترس دارد. شما میتوانید به سرعت مشاهده کنید که چگونه درآمد شما در معامله های مختلف تقسیم شده است. شما میتوانید سود و زیان خود را بصورت کاربردی تر محاسبه کنید و قسمت هایی از کشور را که مشتریان بیشتری جذب می کنند ردیابی کنید. گزینه های گزارش دهی تقریبا بسته به نوع نرم افزاری که شما استفاده می کنید و اطلاعاتی که فراهم می کنید متنوع می باشند. شما تمامی داده های را که نیاز دارید در دسترس خواهید داشت و تجارت خود را روی نوک انگشتان خود خواهید چرخاند.

در بالا ما در مورد مزایای نرم افزار حسابداری صحبت کردیم، اما در کنار آنها زیان هایی نیز وجود دارد که در ادامه در مورد آنها بحث خواهیم کرد.

معایب نرم افزار حسابداری

تمامی تجارت ها به یک اندازه از استفاده از نرم افزار حسابداری سود نمیبرند. اگر شما به فکر تغییر روش خود از حسابداری دستی به حسابداری کامپیوتری هستید، باید موانع ممکن زیر را در نظر بگیرید: هزینه: هزینه ی بسته،  اگرچه در رابطه با هزینه های مختلف شما خیلی گران نخواهد شد، اما از چارچوب کاری کاغذی بیشتر است.

استفاده: فرضا ممکن است شما به کمک بنیادی جهت بکار اندازی دسته بندی ثبت مدارک داشته باشید.

پشتیبانی: شما ممکن است به خرید تعمیر و پشتیبانی سالانه برای دسته های خود نیاز پیدا کنید.

نیازهای متمرکز شده: یک دسته ی ثبت و بایگانی با هدف مناسب بودن برای بیشترین تجارت ها طراحی شده است، اگر شغل شما به شدت غیر مرسوم است ممکن است مجبور به تغییر نحوه ی استفاده از از دسته بندی مناسب شوید، یا برای تطبیق دسته بندی با شغل مورد نظر خود مجبور به پرداخت هزینه شوید. شما بدون داشتن یک چارچوب دفترداری موفق به انجام تجارت خود نخواهید شد. ترجیح برنامه ی دفترداری دستی و یا ماشینی به خود شما بستگی دارد.

نتیجه گیری

از آنجایی که شما به خوبی میدانید هر چیزی مزایا و معایبی دارد در این مقاله ما تمام مزایا و معایب استفاده از نرم افزار حسابداری را برای شما شرح دادیم. مزایا به ما نشان دادند که چگونه میتوانیم کارهای خود را در زمانی کم مدیریت کنیم و همه چیز را ثبت و بایگانی کنیم. قبض ها و صورتحساب ها به گونه ای مناسب ذخیره خواهند شد و مزیت عمده ای که وجود دارد عدم وجود خطا در این نرم افزارها میباشد. از طرفی دیگر سیستم کامپیوتری بسیار سریع میباشد. مزیت عمده ی دیگر استفاده از سیستم صورتحساب کامپیوتری توانایی به روز رسانی گزارش های مشتریانی است که حساب خود را پرداخته اند.